Google Form bisa untuk membuat formulir pendaftaran anggota organisasi. Form ini bisa menghimpun data anggota organisasi dari seluruh dunia. Form jenis ini sangat penting jika anda mempunyai organisasi, paguyuban, atau perkumpulan untuk mendata dan merapikan data anggota organisasi.
Misalnya anda mempunyai paguyuban atau perkumpulan pengendara Honda Beat untuk satu provinsi atau wilayah. Bisa dibuat chapter untuk masing-masing kabupaten dengan adminiatrator sendiri-sendiri. Pengurus wilayah bisa membuatkan Google Form untuk menampung seluruh data anggota.
Google Formulir berbasis website jadi bisa diakses di semua tempat yang ada koneksi internernya. Google form juga mudah, tidak perlu menginstall, tidak memerlukan hosting dan domain, cukup membuka link, lalu mengisi data, dan kirim. Maka data akan masuk ke sistem Google.
Proses memasukkan data bisa dilakukan melalui ponsel, komputer meja, maupun laptop. Proses pengumpulan data sudah otomtasi terkumpul ke server Google sesuai dengan kolom-kolomnya. Jadi sangat memudahkan dalam pengelolaan data anggota.
Contoh proses pendaftaran
- Anggota memasukkan data melalui Google Formulir pendaftaran. Data masuk ke Google Sheet
- Admin memeriksa data
- Admin memeriksa data yang masuk
- Admin menyetujui pendaftaran anggota yang memenuhi syarat
- Maka organisasi sudah mempunyai data anggota sebagai data induk
Google formulir pendaftaran bisa mencetak kartu tanda anggota
Kartu tanda anggota bisa didesain menggunakan software vektor maupun raster, simpan sebagai file image (misalnya: .jpg).
Desain kartu tanda anggota bisa berisi nama, alamat, usia, foto, masa berlaku, dll. Desain ini nanti bisa disatukan dengan data induk anggota untuk mencetak data yang diperlukan ke dalam desain kartu.
Untuk pencetakan kartu tanda anggota bisa dipilih beberapa alternatif
- Kartu tanda anggota tercetak otomatis sehabis anggota mengisi form
- Karu tanda anggota bisa dibuatkan oleh admin untuk anggota yang menenuhi syarat, lalu mengirimkannya ke email yang terdaftar
- Anggota yang memenuhi syarat bisa mencetak sendiri kartu tanda anggota organisasi melalui form khusus pencetakan kartu tanda anggota menggunakan kode khusus (token, nomor anggota, dll)
Untuk anggota baru, bisa menggunakan formulir yang sudah ada. Untuk perubahan anggota lama, misalnya keluar atau berubah datanya, bisa dilakukan oleh admin dengan memperbarui data induk anggota.
Data induk anggota organisasi selanjutnya menjadi acuan untuk setiap kebijakan yang berhubungan dengan anggota. Data ini bisa ditambah, diperbarui, atau dihapus melalui admin Google.
Untuk menambahkan admin yang mengelola bisa ditambahakan kewenangan/hak akses dengan menambahkan email anggota yang dberi wewenang. Jadi data bisa dikelola bersama secara online.